Case study Siemens AG

„Optimierung der zielgerichteten Verwendung von Key Performance Indikatoren zur Implementierung eines controllingbasierten Geschäftsprozessmanagements auf Basis der Six Sigma Methodik"

Projektziel

Zum heutigen Zeitpunkt zeigen die KPI´s (Key Performance Indikatoren) eine voraussichtliche Zielerreichung, obwohl insgesamt das Geschäftsergebnis von den abgestimmten Zielen abweicht. Zur detaillierten Analyse muss der Geschäftsprozess des Projektmanagements in der Auftragsabwicklung von der Projektübergabe an den Projektmanager bis zum Versand betrachtet werden. Die Annahme ist, dass bestehende Prozess-KPI´s keine geeignete Prozesskorrelation haben und nicht in der Lage sind, eine angemessene Geschäftsergebniskontrolle zu ermöglichen.

Durch die Anwendung des DMAIC Zirkels (Define, Measure, Analyze, Improve and Control), soll die Verwendung von Prozess-KPIs für eine Zielerreichungsprognose verbessert werden. Die Daten wurden anonymisiert und sollen einen Einblick in die Methodik und Vorgehensweise geben.

DEFINE PHASE (Auszug)

Die SIPOC-Analyse (Supplier-Input-Process-Output-Customer) ist für die Prozessabgrenzung aus Kundensicht relevant, um die Prozessschritte zu identifizieren, die den Betrachtungsschwerpunkt der Analyse bilden. Der SIPOC zeigt den Prozess für die Verwendung von KPI´s für das Prozesscontrolling mit den Lieferanten, den Inputs, den Prozessanforderungen, den Outputs, den Kundenanforderungen und den einzelnen Kunden.

• Bei dem CTQ-Baum handelt es sich um eine Beschreibung, welche messbaren kritischen Parameter qualitätsbestimmend sind. Für die Treiber Zeit, Kosten und Aufwand wurden im Projektteam die CTQ´s zu dem Messgrößen und den jeweiligen Zielwerten zugeordnet. http://de.wikipedia.org/wiki/Six_Sigma; Stand: 09.07.2009

MEASURE PHASE (Auszug)

• Diese Phase beinhaltet die Abgrenzung, wie gut der Prozess wirklich die bestehenden Kundenanforderungen erfüllt. Hierbei wird eine Prozessfähigkeitsuntersuchung für jedes relevante Qualitätsmerkmal durchgeführt. Der bestehende Prozess wird auf einem höheren Detaillierungsgrad mit sämtlichen einwirkenden Steuer- und Störgrößen betrachtet. Die dargestellte Process Map zeigt die Prozessschritte von der Datenermittlung bis zur Prüfung der Wirksamkeit mit den jeweiligen In- und Outputs auf Level 2. Die Grundlage bildet der Level 1-Prozess aus dem SIPOC.

Nachdem mit Hilfe des Data Collection Plans die Messfähigkeit der zu erhebenden Daten zu 100 Prozent sichergestellt werden konnte, wurden auf Basis der mit dem Projektteam identifizierten wesentlichen Einflüsse zwischen der gemessenen OTD und der KPI folgende Hypothesen aufgestellt, die in der Analyze-Phase betrachtet werden:

• Hypothese 1: Das Delta der KPI-Vorhersage zu den Ist-Werten ist zu groß, weil die mündlichen Aussagen der Mitarbeiter nicht mit der Realität übereinstimmen.
• Hypothese 2: Das Delta der KPI-Vorhersage zu den Ist-Werten ist zu groß, weil keine Prozess-KPI`s ermittelt werden, sondern eine projektbezogene Betrachtung in Form von Einzelergebnissen erfolgt und diese wiederum spiegeln nicht den Prozess wieder.
• Hypothese 3: Das Delta der KPI-Vorhersage zu den Ist-Werten ist zu groß, weil eine Vielzahl von IT-Systemen mit einer redundanten, nicht abgeglichenen Datenbeständen verwendet werden.
• Hypothese 4: Das Delta der KPI-Vorhersage zu den Ist-Werten ist zu groß, weil die Aussagekraft der wahren KPIs nicht systematisch über den Geschäftsprozess gegeben ist, sondern nur stichpunktartig erhoben wird.

ANALYZE PHASE (Auszug)

In der Analyze Phase wurden die einzelnen Hypothesen hinsichtlich Ihrer Plausibilität untersucht. Exemplarisch ist die Analyse der zweiten Hypothese dargestellt. Zur Analyse hinsichtlich einer Prozessorientierung oder Projektorientierung wurden die Fragestellungen der Checkliste für das Quality Gate xy (mündliche Aussagen der Mitarbeiter) betrachtet, das vier Wochen vor dem Ex-works Termin durchgeführt wird. Die Bewertung der Prozess- oder Projektorientierung mit der jeweiligen Begründung wurde mit dem Projektteam erarbeitet. In der nachfolgenden Abbildung ist ein Auszug des Fragenkatalogs zu sehen.

• Das Quality Gate xy kommt im Prozess nur ein einziges Mal vor. Anhand der o.a. tabellarischen Gegenüberstellung jeder einzelnen Fragestellung wird deutlich, dass ausschließlich eine Projektorientierung und keine Prozessorientierung vorliegt. Die Wahrscheinlichkeit ist null, dass sich die untersuchte Checkliste im Prozessablauf bei n-Wiederholungen ändert.

• H0 = Quality Gate xy entspricht Prozess KPI
• H1 = Quality Gate xy entspricht nicht Prozess KPI

Wir haben bei den 45 Fragen im Quality Gate xy zu 100% eine projektorientierte Betrachtung. Somit verfolgen wir H1 und können H0 verwerfen.

Improve Phase (Auszug)

Es handelt sich bei dem Quality Gate xy um eine Checkliste für projektbezogene KPI`s, die aber in dem Gesamtprozess um prozessorientierte KPI`s ergänzt werden muss. Hierfür wurden prüfungsrelevante Parameter in Form eines KPI-Kriterienkatalogs mit dem Projektteam festgelegt, um einen qualitätsgesicherten, einheitlichen Standard zu implementieren. Exemplarisch ist nachfolgend ein Auszug des Kriterienkatalogs dargestellt.

Control Phase (Auszug)

Bei geschätzten 200 Tagen Verspätung in der Anlieferung schneidet das untere Konfidenzintervall die Nulllinie der OTD.

Bei geschätzten 200 Tagen Verspätung in der Anlieferung schneidet das untere Konfidenzintervall die Nulllinie der OTD (siehe Abbildung 38).

Das heißt, das man bei einer Gesamtverspätung von 200 Tagen mit einer 97,5-prozentigen Wahrscheinlichkeit eine Verspätung der Auslieferung (Nichteinhaltung der OTD) annehmen darf. Wenn somit ein Projekt in der Summe der Anlieferzeiten die 200 Tage überschreitet (Ermittlung aus ERP-Daten), muss durch Gegenmaßnahmen eingegriffen werden.

In einem KPI-Workshop wurde die Vorgehensweise zur Einführung von prozess-orientierten KPIs anhand des definierten KPI Kriterienkatalogs den involvierten Führungskräften vorgestellt und weitere mögliche KPIs für das Order Management in Bezug auf Kosten, Qualität und Zeit definiert. Diese definierten KPIs werden anhand des KPI-Kriterienkatalogs von dem für das Prozessmanagement verantwortlichen Mitarbeiter geprüft und schrittweise implementiert.

Zu Trainingszwecken wurde neben der bereits beschriebenen Anwendung des KPI Kriterienkatalogs in Bezug auf die Messung der Auftragseinleitungen die KPI für die Messung der Durchlaufzeit des Bauunterlagenverzeichnisses exemplarisch in einem Brainstorming mit dem KPI Kriterienkatalog geprüft (siehe u.a. Folie) und von den Führungskräften als sehr positiv eingestuft. Die KPI zur frühzeitigen Messung der Auftragseinleitungen wurde anhand des Kriterienkatalogs erfolgreich geprüft. Da die Sub-KPI „Auftrageinleitungen" sämtlichen Kriterien des entwickelten KPI-Kriterienkatalogs entspricht, wird diese somit zur Messung der OTD als Sub-KPI eingeführt.

Die ausführliche Case study können Sie als publiziertes Working Paper über das Institute of Applied Science (www.ioas.de bzw. E-Mail: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it ) beziehen.

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